WMA General Assembly Planning (v2017)_F

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PLANNING DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DE L’AMM
Le planning doit commencer à entrer en vigueur 1,5 à 2 ans avant l’Assemblée. Le planning
logistique de l’Assemblée varie légèrement d’année en année afin de permettre des
changements d’effectifs au sein de chaque Association Médicale Nationale hôte (AMN). Par
exemple, l’AMM est responsable de l’organisation de la session scientifique avec la
contribution de l’AMN hôte. Dans l’intervalle un membre du personnel de l’AMN hôte peut
être désigné pour faire la liaison avec l’AMM. Le niveau de concertation peut être différent en
fonction de l’AMN hôte. En général le comité de planification informel se compose comme
suit:
• Secrétariat de l’AMM Secrétaire Général
• Personnel de l’AMN hôte Représentant du Secrétariat de l’AMN ou du « service
chargé des affaires professionnelles» pour faire la liaison
avec l’AMM concernant les documents etc.
• Contact pour le programme scientifique Représentant(s) du Secrétariat de l’AMN
hôte, Secrétaire Général ou ses
représentants, autres officiels ou personnel
en fonction des besoins
• Logistique des réunions Option : le personnel de l’AMN hôte responsable de la
gestion logistique de l’assemblée y compris des contacts
avec l’hôtel pour la négociation des chambres, des contacts
pour la mise à disposition des salles avec le Secrétaire
Général de l’AMM. Le personnel désigné par l’AMN hôte
assurant le contact pour les informations sur les nombreux
fournisseurs et l’assistance logistique auprès de la ville et
des lieux accueillant l’Assemblée. La liaison avec le
Secrétaire Général de l’AMM et les dirigeants de l’AMN
hôte.
L’AMN hôte peut nommer un planificateur ou un autre
membre du personnel pour aider l’AMM à négocier les
chambres d’hôtel et recommander des voyagistes. Il est
souhaitable que l’AMN hôte dépêche un membre de son
personnel pour assister à une assemblée de l’AMM deux
ans avant de l’accueillir afin de voir comment fonctionne la
logistique.
L’Association Médicale Nationale ne doit pas organiser
d’événement pouvant interférer avec le programme de
l’AMM. L’Association hôte doit respecter les plannings de
l’AMM ainsi que les événements planifiés, y compris les
sorties et soirées sociales, afin qu’il n’y ait pas de conflit
avec le programme prévu par l’AMM.
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Les grandes décisions ayant trait à l’Assemblée sont transmises au Secrétaire Général de
l’AMM.
LES RESPONSABILITÉS DE L’AMM
• La procédure d’inscription de toutes les personnes participant à l’Assemblée.
• Le fonctionnement de son propre bureau sur les lieux de l’assemblée. Toutes les
demandes d’hôtel sont coordonnées par l’AMM.
• La signature de tous les contrats dont l’AMM est fiscalement responsable.
• Les mailings promotionnels du programme social dont le programme des excursions.
• L’organisation du programme scientifique dont tous les courriers aux intervenants. (En
l’absence d’accord de l’association hôte pour s’en charger et l’organiser en étroite
collaboration avec le Secrétariat de l’AMM.)
• Toutes questions ayant trait aux sponsors en liaison avec l’Assemblée Générale. (Si la
responsabilité de l’organisation de la session scientifique est aux mains de l’AMN hôte,
les sponsors pour la session scientifique seront recherchés par l’association hôte en
accord avec les politiques opérationnelles de l’AMM).
DEPENSES
• l’AMM est responsable de l’équipement pour l’interprétation simultanée.
• l’AMM est responsable d’assurer le règlement des honoraires des interprètes. (3 langues
officielles: anglais, français et espagnol). La délégation japonaise se charge de ses propres
interprètes.
• l’AMM est responsable des frais de transport et d’hébergement pour les interprètes.
• l’AMM est responsable de tous les coûts pour la location des salles pour les réunions de
l’Assemblée et du Conseil ainsi que pour le Secrétariat au cas où les salles ne seraient pas
mises gratuitement à disposition par l’hôtel.
• L’AMM est responsable de l‘équipement de son bureau et de celui de la presse.
• l’AMM est responsable de tous les frais liés au personnel de son Secrétariat dont les frais
de déplacement.
• L’AMM est responsable du repas servi au dîner de l’Assemblée et des cocktails
préalables.
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• l’AMM est responsable des honoraires associés au personnel: les membres du Secrétariat
de l’AMM, les éventuelles personnes embauchées sur place (par ex. pour les traductions
et le bureau de l’AMM).
• l’AMM est responsable de tous les frais associés aux procédures d’inscription (à
l’exception des sacoches des délégués). Cela peut inclure les tickets, les badges.
• l’AMM est responsable des frais associés à la mise à disposition du programme
d’excursions pour les épouses/compagnes.
RESPONSABILITÉS DE L’AMN HÔTE
• Là où nécessaire, l’AMN hôte assurera les démarches pour les visas des délégués de
toutes les organisations membres.
• L’AMN doit assurer un rôle de conseiller. Tous les contacts, l’établissement du budget et
la gestion sont assurés par l’AMM.
• Si nécessaire, l’AMN hôte peut recevoir des instructions de la part de l’AMM afin de lui
donner des contacts et négocier en son nom certaines choses, par ex. les chambres d’hôtel,
les offres audio-visuelles, les offres d’interprétariat.
• Faire des suggestions au Secrétaire Général de l’AMM pour des excursions d’une demi-
journée ou d’une journée complète pour tous les délégués et d’une demi-journée pour les
épouses. Les excursions doivent être approuvées par l’AMM et entrer dans son budget.
• Fournir des recommandations pour toutes les autres excursions pré et post Assemblée.
• Prévoir des personnes chargées de la liaison avec le Secrétaire Général de l’AMM pendant
8 à 12 mois avant l’Assemblée. Le planning est finalisé par e-mail et/ou par
téléconférences à des horaires fixés par l’AMM.
• Fournir des informations sur les gouvernements locaux ou nationaux quant à leur
sensibilité politique, sur les invitations à envoyer, les subventions financières, les
informations touristiques etc.
• Fournir des informations sur les sociétés de service locales pour obtenir des équipements
techniques et bureautiques ou des services, par ex. imprimeries, sociétés de restauration,
sociétés de transport etc.
• Promouvoir l’Assemblée lors de l’assemblée précédente.
DEPENSES
• l’AMN hôte couvre toutes les dépenses liées à la réception de bienvenue pour tous les
délégués le premier jour.
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• L’AMN hôte couvre tous les dépenses liées à un diner traditionnel et informel pour tous
les participants.
• L’AMN hôte couvre tous les dépenses liées à une visite de la ville sur une demi-journée
pour tous les participants.
• l’AMN hôte couvre toutes les dépenses liées à la fourniture de sacoches pour les délégués
(l’AMN hôte peut chercher des sponsors).
• l’AMN hôte couvre toutes les dépenses liées aux frais d’inscription pour les personnes
s’inscrivant auprès de l’AMN hôte. L’AMN est priée de discuter avec l’AMM les
exceptions (par ex. membres du personnel (pas les délégués) participant seulement aux
réunions. Un tarif spécial peut être établi pour ceux participant seulement à la session
scientifique.
• l’AMN hôte couvre toutes les dépenses liées à la fourniture d’un Cyber café. Les
ordinateurs, les imprimantes et l’accès Internet haut débit pour les délégués avec
possibilité d’envoyer et de recevoir des mails et de surfer sur Internet.
• l’AMN hôte couvre toutes les dépenses liées à la présence d’un photographe et d’un
CD/DVD pour les photos officielles et donne un copyright à l’AMM.
• l’AMN hôte est priée de mettre à disposition quelques personnes auxiliaires auprès du
personnel de l’AMM avant et pendant les réunions.
• l’AMN hôte met à disposition deux membres du personnel parlant anglais auprès du
bureau de l’AMM deux jours avant la conférence et 1 jour après pour aider le personnel
de l’AMM.
• l’Assemblée générale d’octobre 2014 a introduit une règle de plafonnement des dépenses
pour la tenue de l’Assemblée générale. En 2017, ce plafond s’élevait à 160 000 euros,
mais ce montant pourrait être modifié. L’association médicale hôte s’engage à prendre en
charge l’éventuel dépassement si le coût total venait à excéder ce plafond.
L’AMN hôte fournit au moins un médecin formé et habitué à la médecine d’urgence et qui
sera présent à toutes les réunions ainsi que l’équipement nécessaire pour des soins d’urgence.
Si le lieu de l’Assemblée est éloigné des services d’urgence (>15 minutes), une ambulance
devra être postée à proximité du lieu de l’Assemblée.
Veuillez noter qu’il ne sera pas versé d’honoraires ou remboursé de frais aux membres du
comité de planification.
L’AMN hôte est responsable des frais de déplacement pour tous les membres du comité de
l’AMN hôte participant aux réunions. L’AMN hôte est également responsable des frais
concernant les appels téléphoniques, les fax et/ou les appels en téléconférence. (Pour les
membres du Conseil, le règlement habituel de l’AMM est appliqué).
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Dépenses facultatives
• l’AMN hôte peut prévoir des divertissements pour la cérémonie d’ouverture lorsque les
délégués arrivent (15 minutes avant 11h) et 1 à 2 chansons à la fin de l’appel nominal.
• l’AMN hôte peut organiser un centre de table pour le diner de l’Assemblée s’il n’est pas
mis gratuitement en place par l’hôtel ou la direction de la salle où a lieu l’Assemblée.
PROGRAMME D’EXCURSIONS POUR LES EPOUSES/COMPAGNES
L’AMN hôte nomme un membre du personnel qui proposera au Secrétaire Général de l’AMM
des excursions pour les épouses/compagnes.
L’AMN hôte est responsable d’obtenir des offres de prix pour les excursions et les activités
destinées aux épouses/compagnes.
Les propositions seront étudiées par le Secrétariat de l’AMM.
Le programme d’excursions est généralement conçu de la manière suivante :
Le programme pour les épouses/compagnes/délégués est diffusé par le Secrétariat de l’AMM
via les documents d’inscription de l’AMM ; les réservations sont prises par le personnel de
l’AMM. Les excursions sont comprises dans les frais d’inscription.
Le prix pour toutes les manifestations et excursions en option est établi pour couvrir les frais
réels.
Le personnel de l’AMM fera la liaison avec le personnel de l’AMN hôte sur le nombre
définitif pour les garanties.
Première édition en octobre 1998
Révisée en mai 2017
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