WMA Council session planning (v2024)_F

Planning des Sessions du Conseil de l’AMM
WMA Membre Constituant Notes
En rapport avec l’administration
Personne responsable Secrétaire Général Désigner un dirigeant
Inscription responsable de la procédure complète Etre informé L’AMM a besoin de l’aide du personnel local de la NMA un jour
avant (et pendant) la réunion.
Promotion Mailing programme social (y compris
excursions)
Présentation video (ville et emplacement ) et prospectus Dans la session du Conseil au cours de laquelle la décision est
prise et, si sélectionné, lors de la session du Conseil de l’année
précédente (la présentation ne doit pas dépasser 5 mn)
Hôtel Signature de contrats
chambres
salle pour les réunions du Conseil
2 bureau pour le secrétariat
salle de group de travail
services de restauration
Donner des informations/conseils Offres de prix d’au moins 2-3 hôtels (pour les détails des
besoins, voir la dernière section de ce document). A faire 2 ans
environ auparavant (1 an minimum). Si nécessaire, l’AMM
effectuera une visite d’inspection sur place et aura besoin du
soutien de la NMA.
Réservation hôtel responsable de la procédure complète Etre informé via le site de réservation de l’hôtel avec un code pour le group
Interprètes Contacter les interprètes Donner des informations/conseils Pour les réunions en Amérique latine, l’AMM a besoin des
conseils de l’AMN pour trouver des interprètes simultanés pour
les trois langues officielles de l’AMM. Dans d’autres régions,
l’AMM utilisera le team de Genève, mais certains interprètes
locaux pourront être nécessaires.
Equipement pour
l’interprétation
Signature de contrats si nécessaire Donner des informations/conseils
Equipement du bureau Signature de contrats si nécessaire Donner des informations/conseils
Divers Apporter des stands pliants avec logo AMM
– badges nominatifs
– sièges pour réunions/diner
– marques-places pour les réunions et le
diner
Donner des informations/conseils
Dépenses correspondantes
Principes Le Conseil a donné son accord pour que l’Association Médicale hôte couvre tous les frais dépassant le maximun établie . Ce chiffre est de 180.000 Euros. Ce montant a été revu pour
tenir compte du plus grand nombre de membres du Conseil, ASCM et de l’inflation.
Inscription 600-800 Euros : Assesseurs, Membres Associés, observateurs
300-400 Euros : Personnes accompagnantes
Exemptées : membres du Conseil, Membres du bureau, officiels, invités
internationaux (sur invitation)
Des droits d’inscription seront ajustés par l’évaluation de budget
pendant six mois avant la réunion.
Interprètes anglais, français, espagnol
– frais de déplacement
– indemnités journalières
Le japonais et le chinois seront pris en charge par la JMA et la
ChaMA
Equipement pour
l’interprétation
Frais de location
– stands
– micros
– technicien
Equipement de Acheter Donner des informations/conseils
AMM Membre Constituant Notes
Participation au Conseil Frais de déplacement
membres, officiels, personnel Ffrais d’hôtel
Indemnités journalières
Banquet et excursions Réception de bienvenue (1er jour)
Diner du Conseil & cocktails (2e
jour) musique si désiré, centres de table (en option)
Visite de la ville et diner informel (3e
jour, en option)
Autres : Personnel local embauché, si nécessaire Mettre à disposition du personnel, une affiche de réunion (à accrocher ou à poser) – photographe
Mis à jour le 24.10.24
Sunny Park